Geschäfts-E-Mails schreiben, die Kunden erreichen

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Im Arbeitsalltag erhalten Sie durchschnittlich mehr als 100 Mails pro Tag. Wie viele davon erregen wirklich Ihr Interesse? Und wie ist es umgekehrt? Schaffen Sie es, mit Ihren E-Mails Kunden direkt und überzeugend anzusprechen?

Und vor allem: Haben Sie Erfolg und erhalten positive Reaktionen auf Ihr Anschreiben? Erkenntnisse aus der Wirtschaftspsychologie helfen, die E-Mail-Kommunikation zu optimieren und Ihr Produkt oder Ihre Dienstleistung erfolgreich zu vermarkten. Wir stellen Ihnen einige Prinzipien der erfolgreichen E-Mail-Kommunikation vor.

Seien Sie großzügig

Psychologen haben herausgefunden, dass ein Geschenk immer eine Reaktion nach sich zieht. Dieses Prinzip bezeichnet man als Reziprozität, das Prinzip der Gegenseitigkeit. Der Beschenkte hat das Gefühl, er müsse ein gleichwertiges Geschenk zurückgeben. Schenken Sie einem Freund ein Buch, wird dieser sich daher aller Wahrscheinlichkeit nach zeitnah bei Ihnen revanchieren.

Diese simple Reaktion können Sie sich in Ihrer Geschäftskommunikation zunutze machen – mit dem sogenannten „Vorwärtsgefallen“. Erbringen Sie eine kostenlose Leistung, die dem Kunden nützlich ist und weisen Sie in einer E-Mail explizit darauf hin. Formulieren Sie danach eine Bitte, steigt die Wahrscheinlichkeit, dass Ihr Kunde dieser nachkommt, denn er fühlt sich in Ihrer „Schuld“. Und auch, wenn Sie ein Produkt verkaufen möchten, werden Ihre Erfolgschancen steigen. Nicht nur durch das Gefühl, etwas zurückgeben zu müssen: Der Vorwärtsgefallen erzeugt auch Vertrauen und eine persönliche Beziehung, die die Kundenbindung stärkt.

Seien Sie sympathisch

Die Kundenbindung wird aber auch durch andere Signale stabilisiert. Das wichtigste: Sympathie! Und diese ist kein Zufall. Denn Sie können gezielt steuern, ob Ihr Ansprechpartner Sie sympathisch findet. Äußere Merkmale wie Auftreten, Kleidung oder ein charmantes Lächeln nützen Ihnen in der E-Mail-Kommunikation nichts. Sie müssen daher andere Strategien entwickeln, um Sympathien zu erzeugen.

  1. Wählen Sie immer eine persönliche Anrede, z. B. „Sehr geehrter Herr XY“, niemals ein allgemeines „Sehr geehrte Damen und Herren,“. Recherchieren Sie dazu grundsätzlich vor dem ersten Kontakt den Ansprechpartner.
  2. Spiegel Sie die Verhaltensweisen Ihres Gegenübers. Der erste Kontakt sollte grundsätzlich mit einer förmlichen Anrede erfolgen. Antwortet der Adressat aber persönlich und wählt Formulierungen wie „Hallo“ oder „Viele Grüße“, gehen Sie auf sein „Angebot“ ein. So erzeugen Sie Gemeinsamkeiten.
  3. Gehen Sie auf die Bedürfnisse des Kunden ein und bieten Sie ihm Emotionen. Formulierungen wie „ich garantiere Ihnen“ oder „ich versichere Ihnen“ spielen direkt mit den Sicherheitsbedürfnissen des Adressaten. Auch die Vermittlung von Vorteilen („Sie gewinnen dadurch“, „Sie erreichen dadurch“) ist ein starkes Signal, das Vertrauen schafft.
  4. Geben Sie der Verabschiedung eine persönliche Note. „Sonnige Grüße“, „Grüße aus Berlin“ oder „Grüße nach Mannheim“ erzeugen Sympathie und Verbundenheit, auch ohne sich persönlich zu kennen.

Auch gemeinsame Geschäftspartner und Bekannte erzeugen Sympathie. Erfolgreichstes Beispiel im realen Leben: Tupper-Partys. Hier macht sich der Hersteller die Bekanntschaft der Gäste mit dem Gastgeber zunutze. Die Bindung beruht auf Sympathie, der Gast fasst Vertrauen und ist viel eher bereit, die angebotenen Produkte zu kaufen.

Seien Sie professionell

Sympathie und Professionalität schließen sich nicht aus! Seien Sie daher absolut geschäftlich, wenn Sie eine formelle E-Mail schreiben.

Welche Fehler Sie in Geschäfts-E-Mails unbedingt vermeiden sollten, zeigt Ihnen das Video „Email in Real Life“ von solarwinds.com/de auf unterhaltsame Art und Weise.

  • Keine Internet-Abkürzungen oder Smileys.
  • Die Signatur ist für Pflichtangaben und Kontaktdaten bestimmt.
  • Der Text muss kurz und informativ sein. Ebenso die Betreffzeile.
  • Die Formatierung soll die E-Mail klar strukturieren.
  • Prüfen Sie vorm Senden der Nachricht, ob der angekündigte Anhang vorhanden ist.
  • Versenden Sie niemals automatisierte Mails. Ein individuelles Anschreiben ist Ihre Chance, persönlichen Kontakt mit Ihrem Kunden herzustellen.

Dass Mails in Rechtschreibung und Grammatik fehlerfrei sein muss, sollte selbstverständlich sein.

Überzeugen Sie Ihre Kunden

Um Kunden zu gewinnen oder zu binden, müssen Sie sich auch in E-Mails von Ihrer besten Seite zeigen. Sie wollen den Adressaten schließlich von sich und Ihrem Produkt überzeugen. Und das ist in der virtuellen Welt immer noch schwerer, als bei einer persönlichen Begegnung. Nutzen Sie daher die vorgestellten Strategien, um in der E-Mail-Kommunikation zu punkten und Sie werden spürbar mehr Kunden erreichen!

Gastartikel von Leonhard Maier / www.rockit-internet.de

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Aus dem Leben, Kommunikation, Kundenbeziehung, Vertrieb

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