Mit Vertriebs-Dashboard und KI-Software, den Umsatz unter Kontrolle bringen

Der Vertrieb ist die Lebensader jedes Unternehmens – egal, ob als kleines, mittleres oder großes Unternehmen. Ein voller Verkaufstrichter allein reicht aber heutzutage nicht mehr aus. Statt Bauchgefühl bedarf es moderner Werkzeuge und präziser Analysen, um nachhaltig wettbewerbsfähig zu bleiben.

In unserem Blogartikel erfahren Sie, wie Sie mithilfe von Vertriebs-Kennzahlen und KI Softwarelösungen, professionelles Vertriebscontrolling und effektive Vertriebssteuerung betreiben können.

Schluss mit dem Blindflug im Vertrieb

Viele UnternehmerInnen kennen das: Der tägliche Vertriebsalltag gleicht oft einem Blindflug – es fehlt an klaren Daten, transparenten Kennzahlen und fundierten Entscheidungsgrundlagen. Statt riskanter Vermutungen verlässt man sich häufig auf subjektive Einschätzungen. Doch gerade bei der Planung und Steuerung des Vertriebsprozesses ist Faktenwissen unerlässlich. Das systematische Erfassen und Analysieren von Vertriebskennzahlen ist der Schlüssel, um den Vertrieb nachhaltig zu optimieren und neue Umsatzpotenziale zu erschließen.

Die Grundlage dieses Ansatzes bildet ein professionelles, KI-basiertes Vertriebscontrolling. Mit den richtigen Tools und Konzepten wird der Vertrieb zum messbaren, steuerbaren Prozess, der langfristig zu einem planbaren Wachstum führt.

Die Grundlagen des Vertriebscontrollings

Vertriebscontrolling bildet das Rückgrat einer erfolgreichen Vertriebssteuerung. Es geht darum, alle relevanten Daten und Kennzahlen zu erheben, auszuwerten, Prognosen zu erstellen und in Entscheidungshilfen umzuwandeln. Beim effektiven Vertriebscontrolling werden nicht nur Umsätze gesammelt, sondern auch andere quantitative und qualitative Aspekte betrachtet.

Ein wesentliches Element dabei sind die KPI´s – Kennzahlen im Vertrieb. Diese Zahlen geben Ihnen den nötigen Überblick, um zu verstehen, wo im Vertriebsprozess noch Verbesserungsbedarf besteht und wo bereits Erfolge erzielt werden. Nur wer seine Vertriebskennzahlen kennt, kann gezielt Maßnahmen zur Optimierung einleiten. Dabei helfen moderne Analysetools und unsere KI-Softwarelösungen, die rechtzeitig relevante Daten liefern, sodass Sie den Vertrieb jederzeit unter Kontrolle haben.

Warum eine strukturierte Vertriebssteuerung für KMU essenziell ist

Unternehmen stehen heute oft unter dem Druck, schnell und flexibel auf Marktveränderungen zu reagieren. Eine planbare Vertriebssteuerung verschafft hier den nötigen Spielraum, um strategisch agieren zu können. Ohne ein klares Bild der Vertriebspipeline – der Abfolge von Leads, Terminen, Abschlüssen, verlorenen Kunden und Bestandskundenmanagement – ist es schwer, menschliche Ressourcen optimal einzusetzen. Die Bedeutung einer strukturierten Vertriebssteuerung liegt darin, sowohl kurzfristige als auch langfristige Ziele in Einklang zu bringen.

Mit unserem strukturierten Ansatz gelingt es, den Vertrieb systematisch zu steuern und dabei sowohl operative als auch strategische Ziele zu verfolgen. Dazu gehört vor allem das Einführen von relevanten KPI´s im Vertrieb. Diese Leistungskennzahlen helfen dabei, verschiedene Phasen des Vertriebs zu messen und zu bewerten. Ein weiterer entscheidender Faktor ist die Etablierung eines Vertriebsdashboards, das alle wichtigen Informationen übersichtlich aufbereitet und Entscheidungsgrundlagen liefert.

KPI Vertrieb: Die richtigen Kennzahlen für den Erfolg

Die Messung von Leistung im Vertrieb erfolgt über verschiedene KPI´s (Key Performance Indicators). Diese Leistungskennzahlen geben Aufschluss darüber, wie effektiv die einzelnen Vertriebsmaßnahmen sind. Zu den wichtigsten KPI Vertrieb gehören beispielsweise:

1. Umsatz:
   Der Gesamtumsatz ist ein grundlegender KPI, der zeigt, wie viel Geld das Unternehmen durch Verkäufe generiert.
2. Deckungsbeitrag (je Kunden):
   Erlös (Umsatz) – variable Kosten
3. Umsatz / Ertrag (DB) pro Mitarbeiter (Verkäufer):
   Diese Kennzahl zeigt, wie viel Umsatz jeder Vertriebsmitarbeiter generiert.
4. Schlagzahl:
   Diese Kennzahl zeigt die Anzahl der Kontakte eines Verkäufers.
5. Lead-to-Opportunity-Rate:
   Diese Kennzahl misst, wie viele Leads in eine Verkaufschance (Angebot) verwandelt werden.
6. Opportunity-to-Win-Verhältnis / Win-Rate / Trefferquote:
   Diese Kennzahl zeigt, wie viele Verkaufschancen (Angebote) erfolgreich in Verkäufe umgewandelt werden.
7. Kundenakquisitionskosten (CAC):
   Diese Kennzahl zeigt, wie viel es kostet, einen neuen Kunden zu gewinnen.
8. Lead-to-Response-Time:
   Diese Kennzahl misst, wie lange es dauert, bis ein Verkäufer oder das Team auf einen Lead reagiert.
9. Lead-Conversion-Rate:
   Diese Kennzahl zeigt, wie viele Leads tatsächlich zu Kunden werden.
10. Kundenbindungs-Quote (Stammkunden-Quote):
    Diese Kennzahl zeigt den Anteil jener Kunden an den kaufenden Kunden pro Jahr, die in diesem Zeitraum mehr als 3 Bestellungen geordert haben.
11. Churn-Rate:
    Diese Kennzahl zeigt, wie viele Kunden einen Unternehmen verlassen.
12. Customer Lifetime Value (CLV):
    Dieser KPI misst den Wert, den ein Kunde während seiner gesamten Geschäftsbeziehung für das Unternehmen generiert.
13. Sales-Cycle-Length / Verkaufszyklus-Zeit:
    Diese Kennzahl misst die durchschnittliche Zeit, die benötigt wird, um einen Deal abzuschließen (vom Erstkontakt bis zum Abschluss).

Diese Kennzahlen ermöglichen es, den gesamten Vertriebsprozess transparent zu gestalten und Schwachstellen gezielt zu identifizieren. Zahlenbasierte Entscheidungen reduzieren das Risiko von Fehlentscheidungen und schaffen eine solide Grundlage für zukünftige Investitionen im Vertrieb. Die konsequente Nutzung von KPI´s im Vertrieb sorgt für eine kontinuierliche Verbesserung des Vertriebsprozesses.

Was sind eigentlich die wichtigsten Mehrwerte einer datenbasierten Vertriebssteuerung?

• Erhöhte Transparenz:
  Durch die klare Darstellung aller relevanten Kennzahlen erhältst du jederzeit einen umfassenden Überblick über den gesamten Vertriebsprozess.
• Schnellere Entscheidungen:
  Datenbasierte Analysen ermöglichen es, Trends und Veränderungen frühzeitig zu erkennen und flexibel zu reagieren.
• Gezielte Ressourcenzuteilung:
  Sie erkennen genau, in welchen Bereichen eine Investition sinnvoll ist, wo Optimierungspotenzial besteht oder wo der Außendienst bestmöglich eingesetzt werden muss.
• Effektives Coaching:
  Vertriebsmitarbeiter profitieren von regelmäßigem Feedback, das auf objektiven Zahlen basiert.
• Plan- und Skalierbarkeit:
  Eine strukturierte Vertriebssteuerung macht den Vertriebsprozess planbar und unterstützt den langfristigen Wachstumspfad des Unternehmens.

Echtbeispiele aus unserer Beratungspraxis

Zur Veranschaulichung, wie Vertriebssysteme in der Praxis funktionieren, lohnt sich ein Blick auf erfolgreiche Unternehmen, die ihre Vertriebssteuerung bereits verändert haben. Ein Beispiel aus dem KMU-Kunden-Bereich zeigt, wie der gezielte Einsatz eines Vertriebs-Dashboards den gesamten Vertriebsprozess verbessern konnte:

Steigerung der Abschlussquote
Ein mittelständischer Kunde implementierte ein Vertriebs-Dashboard, mit den wichtigsten Kennzahlen aus dem CRM-System. Durch die regelmäßige Analyse der Kennzahlen konnten Schwachstellen in der Kundenansprache erkannt und optimiert werden. Innerhalb weniger Monate stieg die Conversion-Rate signifikant, und der Vertrieb steigerte seine Abschlussquote um über 10 %.

Verbesserung der Ressourcenzuteilung
Ein weiteres Beispiel von einem Dienstleistungskunden zeigt, wie durch ein strukturiertes Vertriebscontrolling nicht nur Zahlen, sondern auch die Effizienz der Vertriebsmitarbeiter gesteigert werden konnte. Durch regelmäßiges Reporting und gezieltes Coaching, basierend auf den Daten des Vertriebs-Dashboards, wurden interne Prozesse optimiert. Dies führte dazu, dass die Vertriebsmitarbeiter ihre Zeit wesentlich effektiver nutzten und damit die Effizienz der Kundenbesuche verbessert wurde.

Zukunftsperspektive: Der Vertrieb von morgen

Die Zukunft des Vertriebs ist digital, datenbasiert und kundenzentriert. Mit der fortschreitenden Digitalisierung entwickelt sich auch das Vertriebscontrolling weiter. Technologien wie Künstliche Intelligenz und Big Data werden bereits eingesetzt und man kann dadurch noch schneller auf Marktveränderungen reagieren und individuelle Kundenbedürfnisse bedienen.