Schnelligkeit im Recruiting Prozess als Erfolgsfaktor

Die aktuellen Nachrichten lassen einem die Haare zu Berge stehen. Corona, Affenpocken, Krieg, Unwetter, Preiserhöhungen und Arbeitslosenquoten, glücklicherweise scheint jedoch vor allem letzteres ordentlich im Abwärtstrend zu sein. Denn die neu veröffentlichten Arbeitslosenzahlen zeigen eine Arbeitslosenquote von 5,5 % (Stand Juli 2022), dies ist der niedrigste Stand seit 2008.

Warum ist es aber derzeit für Unternehmen so schwierig Ihre Positionen zu besetzen?

Wir haben uns als Recruiting-Unternehmen, das mit allen Branchen zusammenarbeitet, darüber Gedanken gemacht und unsere tagtäglichen Erfahrungen zusammengefasst.

Grundsätzlich muss gesagt werden, Menschen mit sehr guten Ausbildungen sind beinahe durchgehend in Anstellung oder nur kurz suchend, denn jedes Unternehmen„reißt sich“ inzwischen um engagiertes und motiviertes Fachpersonal. Zusätzlich ist klar zu erkennen, dass die Ansprüche der Bewerber:innen steigen und dass Social Media inzwischen als unterstützendes Tool für Unternehmen gilt, Bewerber:innen auch außerhalb ihres Radius zu suchen und zu finden.  Die „Konkurrenz“ unter Unternehmen nimmt dadurch zu.

Aber sind diese Veränderungen auch bei uns im Recruiting spürbar?

Die Antwort ist klar: Ja.

Vor knapp fünf Jahren lag die durchschnittliche Bewerberzahl für eine Vertriebposition bei 50 Bewerbungen, jetzt liegt sie im Schnitt bei 20 Bewerbungen, wenn überhaupt.
Daraus ergibt sich ein höherer Aufwand für Personalabteilungen und Personaldienstleister wie „Menschen im Vertrieb“, denn der „Bewerbermarkt“ hat sich wesentlich verändert. Während vor einigen Jahren die Bewerber:innen aktiv werden mussten, sind es häufig nun die Unternehmen. Neue Tools kommen in den Einsatz wie der LinkedIn-Recruiter, Active Sourcing Aktivitäten finden statt und die einfache direkte Ansprache.
Zur derzeitigen Arbeitsmarktsituation kommt dann zusätzlich noch, dass die zeitliche Verfügbarkeit der Bewerber:innen immer mehr zurück geht. Wer nicht schnell genug ist, verliert, die vor allem „guten“ Kandidat:innen, denn die Angebote sind vielfältig und die Bewerber:innen entscheiden sich gerne schnell.

In der Praxis sieht das bei uns folgendermaßen aus:
Die schnelle Besetzung:

Einer unsere Kunden ist ein international tätiger, technischer Konzern mit mehreren Entscheidungsebenen, die nicht immer interne Personal-Entscheidungen in den Vordergrund stellen.
Jedoch gibt es eine ausgezeichnete Zusammenarbeit mit den HR-Verantwortlichen.
Der Prozess sah bei diesem konkreten Beispiel in etwa so aus:
Der Kandidat, dessen Lebenslauf für diese Stelle äußerst vielversprechend aussah, bewarb sich über unsere Jobseite und unser zuständiger Projektleiter kontaktierte ihn noch am selben Tag.
Der telefonische Erstkontakt lief sehr vielversprechend und der Bewerber wurde zu einem persönlichen (Video-)Gespräch bereits am darauffolgenden Tag eingeladen.
Auch im persönlichen Interview konnte der Kandidat klar überzeugen und die Erwartungen erfüllen, weshalb unser Projektleiter die Unterlagen des Kandidaten noch am selben Tag an unseren Kunden sendete.
Der übermittelte Bewerber bekam dann innerhalb von 24 Stunden einen Terminvorschlag für eine Vorstellung im Unternehmen mit allen relevanten Abteilungen (HR, Business Unit Leitung) – und dies innerhalb von zwei Tagen.
Nach dem Wochenende folgte ein weiteres Gespräch mit dem Country Manager und einen Tag darauf gab es bereits die mündliche Zusage.
Das Unternehmen setzte den Dienstvertrag auf und schickte diesen umgehend dem vielversprechenden Bewerber zu, um ihm eine schnelle Kündigung beim aktuellen Arbeitgeber zu ermöglichen (was vor allem bei langen Kündigungsfristen für beide Seiten wichtig ist).

Zusammenfassend kann man sagen: Die Besetzung von einer internationalen, technisch anspruchsvollen Vertriebsposition innerhalb von drei Wochen nach Beauftragung – ein Erfolg für alle Beteiligten.

(c) Adobe Stock – schnelle Besetzung

Doch so einfach geht es leider in den wenigsten Fällen, immer häufiger läuft es eher auf eine langwierige Kommunikation hinaus:
Bei diesem realen Beispiel handelt es sich ebenfalls um einen internationalen, technischen Konzern.
Auch hier wurden passende Profile an den Kunden übermittelt, jedoch erfolgte keine Rückmeldung, weshalb unser Projektleiter mehrmals telefonisch urgierte und um ein Feedback zu den Kandidatenprofilen bat. Die Vorgesetzten im Unternehmen wollten jedoch noch keine konkrete Rückmeldung geben und die Kandidaten vorerst „zusammensammeln“, es könnte sich ja noch ein besserer Kandidat/eine bessere Kandidatin melden.
Nach etwas über zwei Wochen meldete sich ein Bewerber bei uns telefonisch und bat um ein Feedback zur aktuellen Situation, denn er ist auch parallel auf der Suche und hat bereits einige andere spannende Jobangebote im Fokus.
Wir kontaktierten darauf hin umgehend nochmals unseren Auftraggeber und bekamen nun endlich einen Terminvorschlag zur Bewerberpräsentation –  in zwei Wochen.
Der Termin verlief gut, der Bewerber sowie auch das Unternehmen waren zufrieden. Jedoch dauerte es danach wieder drei Wochen bis der vielversprechende Kandidat zu einem weiteren Gespräch im Unternehmen eingeladen wurde. Der Großteil der anderen Kandidaten:innen für diese Position hatte ihre Bewerbung bereits zurückgezogen und/oder kein Interesse mehr bekundet. 
Schlussendlich gab es ein Feedback unseres Kunden: „Der Kandidat passt perfekt, wir haben ihm sogar für eine höherwertige Position ein Angebot gemacht.“
Toll, das freute uns natürlich, denn auch wir sahen hier ein geeignetes „Match“.
Doch auch in diesem fortgeschrittenen Prozess zog es sich zeitlich in die Länge, diesmal war es der Kandidat, der sich nach dem Angebot nicht sofort zurückmeldete. Am Ende erfuhren wir auch warum. Nach vier Tagen sagte er uns ab, er habe bei einem anderen Unternehmen den neuen Dienstvertrag unterschrieben.
Bumm – da war sie, die Verwunderung bei unserem Auftraggeber, nicht jedoch bei uns, denn diese Erfahrung machten wir bereits zum zweiten Mal bei diesem Kunden.

Die Zeit von der Übermittelung des Kandidatenprofils bis zum Dienstvertragsangebot hat 2,5 Monate beansprucht – zu lange für einen Bewerber, zu lange in der derzeitigen Welt des Arbeitsmarktes!

(c) Adobe Stock – zu langer Recruiting-Prozess

Was ist das Fazit aus unseren Beispielen:

Natürlich sind diese beiden Beispiele sehr plakativ, aber durchaus leider auch repräsentativ. Ja natürlich, braucht man auch manchmal den „Lucky Punch“, damit sich so kurzfristig die richtigen und geeigneten Kandidat:innen ergeben. Ähnlich wie im Vertrieb muss man bei einem guten „Lead“ jedoch einfach schnell agieren. Viele, vor allem sehr etablierte Unternehmen, die früher bei Bewerber:innen aus dem Vollen schöpfen konnten, haben sich noch immer nicht zu 100 % damit abgefunden, dass sich der Bewerbermarkt längst verändert hat. Für spezielle Positionen eine Auswahl zu generieren, bei der man aus fünf gleichwertigen Kandidaten:innen im exakt gleichen Zeitraum auswählen kann, diese Zeit ist in der Regel vorbei.

Als zusätzlicher Erfolgsfaktor gilt das Standing der HR-Abteilung im jeweiligen Unternehmen.
Erhalten die Personalisten ein rasches Feedback und Terminvorschläge der Vorgesetzten so können Personalentscheidungen umgehend getroffen werden, bleiben sie intern „Bittsteller“, dauern die Prozesse einfach zu lange!

Der Zeitfaktor in Unternehmen spielte schon immer eine große Rolle, aber so wichtig wie derzeit war er noch nie.

Welche Erfahrungen haben Sie bisher gemacht? Wir freuen uns über den Austausch!

Verfasst von Kevin Distler – Senior Recruiter und Judith Ladstätter – Leitung Marketing

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